Société Belge de Gestalt

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Procédures des plaintes

Vous trouverez ci-après les procédures à appliquer dans l’éventualité où il y aurait une plainte menée contre un membre de l’EAGT qui réside dans un pays où il n’y a pas de NOGT (National Organization for Gestalt Therapy) avec un code de Déontologie et des procédures de plaintes. En exceptant les personnes additionnelles nommées pour les commissions des plaintes/appels, toutes les autres personnes impliquées sont des membres réguliers et votent à l’Assemblée Générale.

Le Comité des Plaintes
Ce comité assure les procédures relatives aux plaintes. Il soumet un rapport annuel qui préserve l’anonymat au Comité de Déontologie et au Conseil d’Administration. Il décrit la nature, le nombre, les aboutissements et les questions en suspens relatives aux procédures de plaintes. Le comité comprend au moins trois membres.

La Commission des Plaintes
Pour traiter chaque plainte particulière, une commission de trois personnes sera formée par le Président du Comité des Plaintes. Cette commission comprendra au moins un membre du Comité des Plaintes et jusqu’à deux autres membres désignés selon les nécessités. La commission soumettra un rapport écrit au Président du Comité des Plaintes.

Dans l’éventualité d’un appel, les instances suivantes seront impliquées :

Le Coordinateur des Appels
Il est un membre Titulaire de l’EAGT. Il détermine s’il y a pertinence de l’appel et le cas échéant il désigne une commission de laquelle il est membre de facto.

La Commission d’Appels
La commission est constituée de trois personnes, le Coordinateur des Appels, un membre du Comité de Déontologie, et une personne indépendante. Cette commission organise et conduit la procédure d’Appels et rapporte ses conclusions.

Le Comité de Déontologie
Le Comité de Déontologie est disponible pour supporter le processus des appels. Il peut aussi être consulté concernant l’équivalence des sanctions proposées par la Commission des Plaintes. Il soumet un rapport annuel à l’attention des Membres.

Le Conseil Exécutif

Cette instance ratifie toute sanction sévère et est informée de chaque plainte et de chaque procédure d’appel dans un rapport annuel qui préserve l’anonymat.

Note : les clients des Membres doivent être informés de l’existence du Code de Déontologie ainsi que des procédures de plaintes et d’appels.

1. Procédure des Plaintes

1.1 Les procédures suivantes sont prévues pour fournir un forum de communication, de présentation de points de vue, de recherche, de réconciliation et de rétablissement, dans lequel toutes les parties concernées par une plainte peuvent se sentir supportées et entendues. Il y a potentiellement trois étapes :
- une réunion informelle entre le plaignant et la personne objet de la plainte et une personne indépendante pour faciliter le processus.
- Une commission des plaintes formelle, formée de trois membres.
- Un appel formel.

1.2 Les plaintes doivent être déposées aussitôt que possible après l’événement dont il est question. Les plaintes concernant des événements qui se sont passés plus de sept années avant le premier contact avec le Président du Comité de Déontologie, ne sont pas recevables. Les relations de dépendances confusiogènes, par exemple les abus sexuels, seront recevables dans les dix années.

1.3 La partie accusée doit avoir été un Membre de l’EAGT durant les faits reprochés en rapport avec le code de déontologie ou la pratique professionnelle. Un Membre individuel ne peut pas résilier son adhésion à l’EAGT durant la procédure de plainte ou d’appel.

1.4 Les plaintes relatives aux matières légales, statutaires ou commerciales ne relèvent pas du Comité de Déontologie.

1.5 Dans le cas où le plaignant ne voit pas clair sur la légitimité de sa plainte éventuelle, il peut contacter le Secrétaire de l’EAGT qui organisera une réunion entre le plaignant et un membre du Comité des Plaintes pour discuter de la pertinence du dépôt d’une plainte.

1.6 Lorsque qu’un cas évident de faute professionnelle est reporté soit directement par le plaignant, soit par une autre source, la procédure normale et formelle de plaintes est enclenchée.

1.7 Dans le cas où des griefs sont formulés ou une plainte exprimée à l’encontre d’un membre de l’EAGT, le plaignant soumettra sa plainte au Secrétaire du Conseil Exécutif. Le Secrétaire enregistrera la plainte et un remettra un accusé de réception au plaignant avec copie au Membre visé par la plainte dans les sept jours ouvrables. Le Secrétaire passera alors la plainte au Président du Comité des Plaintes.

1.8 Le Comité des Plaintes contactera alors le plaignant endéans les 14 jours ouvrables pour discuter avec lui des procédures disponibles et des options possibles. Un membre du Comité des Plaintes, dans un premier temps, encouragera le plaignant à engager un dialogue informel avec le Membre concerné pour tenter d’arriver à une entente mutuelle.

1.9 Dans le cas où un dialogue informel ne serait pas possible ou dans le cas où celui-ci n’aboutirait pas à une solution, le même membre du Comité des Plaintes recommandera fermement que deux médiateurs, pas nécessairement membres de l’EAGT mais acceptables par les deux parties, soient désignés pour engager un processus de dialogue entre les parties concernées.

1.10 Dans le cas où la médiation est rejetée ou si celle-ci n’aboutissait pas à une solution, le plaignant peut adresser une plainte formelle à l’attention du Président du Comité des Plaintes de l’EAGT. Le membre du Comité des Plaintes précédemment concerné dans les tentatives de médiation se retira alors de la suite du processus. Le Comité des Plaintes peut retourner la plainte écrite au plaignant pour des éclaircissements de format ou de contenu. A ce moment le Membre concerné par la plainte recevra une notification écrite de la plainte.

1.11 Le Comité des Plaintes déterminera aussi vite que possible si la plainte contient suffisamment d’arguments pour constituer une plainte formelle. Le cas échéant le Président du Comité des Plaintes enregistrera la plainte et adressera un accusé de réception au plaignant. Dans le cas où le Comité des Plaintes ne trouvera pas la plainte suffisamment argumentée, le Président du Comité des Plaintes notifiera au plaignant ses considérations.

1.12 Si la plainte est acceptée une copie de la plainte écrite est envoyée au Membre concerné par la plainte et le plaignant en est notifié. Le Membre concerné doit alors envoyer une réponse écrite à la plainte, adressée dans les 21 jours ouvrables au Président du Comité des Plaintes qui fera suivre une copie au plaignant.

1.13 Le Président nomme une Commission des Plaintes constituée de trois Membres pour s’occuper de la plainte en question. La Commission comprendra au moins un membre du Comité des Plaintes et jusqu’à deux autres personnes. Une personne au moins doit être extérieure à l’EAGT. Le Président fera tous les efforts pour nommer une Commission aussi impartiale que possible. La procédure de désignation de la Commission prendra un maximum de 21 jours ouvrables. Si cela n’est pas possible pour des raisons pratiques, un nouveau délai de 21 jours sera accordé et communiqué aux parties.

1.14 La Commission des Plaintes notifie aux deux parties les spécificités de la réunion d’arbitrage. Celle-ci comprendra habituellement une réunion en face à face de la Commission et des deux parties en présence. En cas d’impossibilité la Commission des Plaintes déterminera une forme alternative de communication verbale dans un délai raisonnable.

1.15 Le Plaignant et le Membre visé par la plainte auront chacun le droit de nommer un conseiller personnel qui sera disponible durant l’arbitrage. Les conseillers n’ont pas le rôle de parler directement à la Commission.

1.16 La Commission des Plaintes s’assurera que la procédure d’arbitrage est enregistrée en mode audio phonique. L’enregistrement et tout matériel écrit seront confiés au Président du Comité de Déontologie qui les conservera jusqu’à résolution de la plainte. Ce matériel sera ensuite détruit.

1.17 La Commission s’assurera d’obtenir toute documentation relative à la plainte au moins 20 jours ouvrables avant la réunion d’arbitrage, de façon à communiquer celle-ci à l’autre partie.

1.18 La Commission des Plaintes enverra un rapport écrit de la réunion d’arbitrage ainsi que ses recommandations au Président du Comité des Plaintes endéans les 10 jours ouvrables. Le Président du Comité des Plaintes enverra une copie du rapport susmentionné au Président du Comité de Déontologie, au Plaignant et au Membre visé par la plainte et ce, endéans la semaine de réception dudit rapport par lui-même. Le Comité de Déontologie est disponible pour consultation en ce qui concerne l’équivalence des sanctions proposées par la Commission des Plaintes.

1.19 Le rapport clarifiera la nature de la plainte, la procédure suivie et les conséquences du processus pour les deux parties. Les options de conclusion de la Commission sont : que la plainte a été résolue de façon satisfaisante pour toutes les parties ; qu’il n’y a pas d’action particulière à prendre ; que la plainte n’est pas recevable ; que la plainte est recevable dans certains aspects de celle-ci ou dans tous ses aspects. Si la plainte est recevable le rapport spécifiera quels sont les points du Code de Déontologie qui sont concernés. La Commission des Plaintes peut recommander une quelconque des sanctions suivantes, seulement si la plainte est recevable dans tous ses aspects : de la supervision additionnelle ; un audit de la pratique du Membre ; de la formation supplémentaire ; un blâme formel avec injonction de cesser de travailler d’une façon particulière ; une suspension ou un retrait de la qualité de Membre peuvent être recommandés en cas d’infraction grave au Code de Déontologie, comme l’abus sexuel. La Commission des Plaintes peut stipuler la période durant laquelle les sanctions doivent être appliquées. Le Comité de Déontologie est responsable du contrôle des sanctions et du rapport au Conseil Exécutif notifiant que les sanctions ont été appliquées.

1.20 L’issue des plaintes qui sont recevables sera notifiée au Conseil Exécutif. La recommandation de la suspension ou du retrait de la qualité de Membre sera rapportée au Conseil Exécutif pour ratification par celui-ci. Le plaignant et le Membre visé par la plainte seront informés de la recevabilité ou non de la plainte dans un délai de 21 jours suivant la réunion de la Commission des Plaintes. Le Membre visé par la plainte sera informé de la sanction qui le touche et du délai requis pour l’application de celle-ci. Lorsque la ratification par le Conseil Exécutif est requise, les parties en seront informées durant les 10 jours ouvrables précédant la réunion du Conseil Exécutif.

1.21 Le processus du traitement de la plainte a un prix. Ce prix ainsi que les dépenses y afférentes seront payés par le plaignant ou, si la plainte est recevable, par le Membre visé par la plainte. Les aménagements de prix resteront à la discrétion de la Commission des Plaintes.

2. Procédure d’Appels

2.1 Le Membre visé par la plainte et le Plaignant peuvent aller en appel contre les conclusions de la Commission des Plaintes. Une décision d’aller en appel doit être envoyée au Président du Comité de Déontologie durant les 15 jours ouvrables suivant la réception du rapport de la Commission des Plaintes.

2.2 Il est demandé à l’appelant de fournir des raisons claires et convaincantes qui soutiennent son avis selon lequel une ou les deux conditions suivantes ont été remplies :
- que les conclusions apportées à la plainte sont inappropriées à la situation ;
- que la procédure prévue pour gérer la plainte n’a pas été suivie de telle façon que
que l’issue en a été préjudiciable.

2.3 L’appel est évalué par le Coordinateur des appels, dont la tâche est de vérifier la pertinence des appels. Le Coordinateur des Appels à est un membre indépendant de l’EAGT qui a été candidat et élu à ce poste par l’Assemblée Générale.

2.4 Le prix du processus du traitement de l’appel répond aux mêmes règles que celui du processus de traitement de plaintes. . Les aménagements de prix resteront à la discrétion de la Commission des Appels.

2.5 Si l’appel est considéré recevable par le Coordinateur des Appels, celui-ci informera les deux parties de l’appel. La décision de la présence des deux parties lorsque l’information est communiquée est laissée à la discrétion de la Commission des Appels.

2.6 Une Commission des Appels est réunie par le Coordinateur des Appels. La Commission comprendra trois Membres qui seront : le Coordinateur des Appels, un membre du Comité de Déontologie, et le Président qui sera une personne indépendante, de préférence avec une expérience du domaine légal. Les précautions nécessaires seront prises pour éviter les problèmes dus aux conflits personnels.

2.7 Tous les documents et enregistrements qui étaient disponibles durant le processus du traitement de la Plainte seront disponibles pour la Commission des Appels.

2.8 Durant l’organisation et la conduction du processus d’Appel, les membres de la Commission peuvent choisir un mode particulier de communication, en fonction des contraintes de déplacement. Il est entendu que le processus des Appels, une fois l’appel accepté, sera terminé dans les 30 jours ouvrables.

2.9 La décision de la Commission des Appels sera transmise par écrit, dans les 7 jours ouvrables au Président du Comité de Déontologie, au Président du Conseil Exécutif ainsi qu’au Coordinateur des Appels. Le Coordinateur des Appels informera l’ Appelant des conclusions obtenues endéans les 7 jours ouvrables. Cette décision sera considérée comme finale et irrévocable pour toutes les parties concernées.

2.10 Toutes les preuves, documents écrits et témoignages pour les appels seront archivés en accord avec les règlements en cours.


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